pdf24 E-Rechnung: XRechnung und XML-Rechnungen lesbar machen

Was ist eine pdf24 E-Rechnung, und warum kommt sie als XML?

Mit pdf24 E-Rechnung ist hier eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format gemeint, also XRechnung oder ZUGFeRD. Sie besteht aus maschinenlesbarem XML, damit Buchhaltungsprogramme Beträge, Steuern und Bankdaten automatisch übernehmen können. Für Menschen ist diese Datei ohne Software schwer lesbar, deshalb hilft ein lesbares PDF als Ansicht.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen folgt in Übergangsstufen bis 2028. Viele kleine Firmen, Selbstständige und Vereine bekommen deshalb plötzlich XML-Dateien statt PDFs und wissen nicht, wie sie diese öffnen sollen. Genau dafür ist das Tool E-Rechnung in PDF gedacht.

Wie öffnest du eine pdf24 E-Rechnung als PDF?

Eine pdf24 E-Rechnung öffnest du auf dieser Website in vier Schritten: Tool E-Rechnung in PDF öffnen, eine oder mehrere XML-Dateien wählen, den Button drücken und das PDF speichern. Mehrere Rechnungen kommen gemeinsam als ZIP-Datei zurück. Jede Seite trägt eine Fußzeile, dass es sich um eine Ansicht und keine Prüfung handelt.

1. Öffne E-Rechnung in PDF.
2. Tippe auf XML-Rechnung auswählen und wähle eine oder mehrere .xml-Dateien.
3. Drück In PDF umwandeln.
4. Speichere das PDF oder die ZIP-Datei und öffne es zur Kontrolle.

In unserem Test wurden XML-Rechnungen mit rund 3 KB in 0,4 Sekunden zu einem PDF mit 1 Seite. Längere Rechnungen mit vielen Positionen bekommen automatisch weitere Seiten. Das Ergebnis ist ein normales PDF, das du ausdrucken, an den Steuerberater schicken oder zur Freigabe weiterleiten kannst.

Welche Angaben zeigt die pdf24 E-Rechnung im PDF?

Das PDF zur pdf24 E-Rechnung zeigt alle geschäftlichen Felder einer UBL- oder CII-Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Währung, Verkäufer und Käufer mit Adresse, USt-IdNr. und E-Mail, jede Position mit Menge, Einheit, Preis und Betrag, die Summen, Hinweise, IBAN, Verwendungszweck und Zahlungsbedingungen. Gutschriften werden als solche gekennzeichnet.

Fehlt ein Feld in der XML-Datei, bleibt es im PDF einfach leer. Das ist ein guter erster Hinweis, falls ein Lieferant vergessen hat, etwa die USt-IdNr. oder ein Fälligkeitsdatum anzugeben.

Beträge erscheinen im PDF so, wie sie in der XML-Datei stehen, mit der angegebenen Währung. Stimmen Nettobetrag, Steuer und Zahlbetrag nicht zusammen, siehst du das auf einen Blick in der Summenzeile. Bei Gutschriften steht über der Tabelle deutlich das Wort Gutschrift, damit sie nicht versehentlich bezahlt werden. Hinweise des Lieferanten, etwa Skonto oder Lieferzeitraum, stehen unter den Positionen.

Prüft die pdf24 E-Rechnung auch, ob die Rechnung gültig ist?

Nein. Die pdf24 E-Rechnung auf dieser Website zeigt, was in der XML-Datei steht, prüft aber nicht, ob sie den Regeln von EN 16931, XRechnung oder Peppol entspricht. Eine offizielle Validierung läuft mit Schematron-Regeln in Werkzeugen, die einen Server brauchen; das bieten wir bewusst nicht an. Jede Seite trägt deshalb einen klaren Hinweis.

„Portable Document Format (PDF), standardized as ISO 32000, is a file format developed by Adobe in 1992 to present documents, including text formatting and images, in a manner independent of application software, hardware, and operating systems. (Das Portable Document Format, genormt als ISO 32000, ist ein 1992 von Adobe entwickeltes Dateiformat, das Dokumente mit Textformatierung und Bildern unabhängig von Software, Hardware und Betriebssystem darstellt.)“

Wichtig für die Buchhaltung: Rechtlich maßgeblich bleibt die XML-Datei. Bewahre sie unverändert auf und nutze das PDF nur als Lesehilfe, etwa für die Freigabe im Team oder für einen Steuerberater, der eine Ansicht möchte. Für eine echte Prüfung nutze die Validierungswerkzeuge deiner Buchhaltungssoftware oder der Verwaltung.

• XML-Datei unverändert archivieren, sie ist das Original.
• PDF nur als lesbare Kopie verwenden.
• Bei Zweifeln an der Gültigkeit den Lieferanten um eine korrigierte Datei bitten.

Was tun, wenn sich die pdf24 E-Rechnung nicht öffnen lässt?

Lässt sich eine Datei bei der pdf24 E-Rechnung nicht öffnen, liegt das meist an einem von drei Gründen: Die Datei ist kein wohlgeformtes XML, sie ist eigentlich ein ZUGFeRD-PDF statt einer XML-Datei, oder sie wurde beim Speichern aus dem Mailprogramm beschädigt oder umbenannt. Für jeden Fall gibt es eine einfache Lösung.

Manche Mailprogramme zeigen XML-Anhänge direkt als Text an. Speichere den Anhang dann über das Kontextmenü als Datei, statt den angezeigten Text zu kopieren. Kopierter Text verliert oft Zeichen am Anfang oder Ende und ist danach kein gültiges XML mehr.

Kommt die Rechnung als ZIP-Datei, entpacke sie zuerst auf deinem Gerät. Darin liegen meist die XML-Datei und manchmal zusätzliche Anlagen wie Lieferscheine, die du getrennt öffnen kannst.

Wie legst du eine pdf24 E-Rechnung sauber ab?

Eine pdf24 E-Rechnung legst du am besten doppelt ab: die XML-Datei als rechtlich maßgebliches Original und das PDF als Lesekopie daneben. Gib beiden denselben Namen mit Rechnungsnummer und Datum, etwa 2026-11-03_RE-1042.xml und 2026-11-03_RE-1042.pdf. So findest du jede Rechnung schnell wieder und hast immer das Original zur Hand.

• Ordner nach Jahr und Monat anlegen, zum Beispiel 2026/11.
• XML und PDF mit gleichem Dateinamen speichern.
• Die XML-Datei nie bearbeiten oder neu speichern.
• Aufbewahrungsfristen beachten; für Rechnungen gelten in Deutschland in der Regel mehrere Jahre.

Für die Ablage in einem gemeinsamen Ordner kannst du mehrere PDFs eines Monats mit PDF zusammenfügen zu einer Datei verbinden, zum Beispiel für die Monatsübersicht an den Steuerberater. Die einzelnen XML-Dateien bleiben dabei unverändert erhalten.

Ist die pdf24 E-Rechnung sicher für Lieferantendaten?

Ja. Bei der pdf24 E-Rechnung auf pdf24tools liest der Browser die XML-Datei mit seinem eingebauten Parser und zeichnet das PDF auf deinem Gerät. Die Ergebniszeile zeigt 0 Byte hochgeladen. Lieferantennamen, IBANs und Preise werden nie an uns gesendet, und nach dem Schließen des Tabs ist nichts gespeichert.

Gerade bei Rechnungen ist das wichtig, denn sie enthalten Bankverbindungen, Steuernummern und Preise, die nicht auf fremden Servern landen sollen. Prüfen kannst du das im Netzwerk-Tab der Entwicklertools oder indem du die Seite lädst, das WLAN ausschaltest und die Rechnung trotzdem umwandelst.

Wenn du mehrere Rechnungen auf einmal öffnest, bleiben alle auf deinem Gerät. Das Ergebnis ist eine ZIP-Datei mit einem PDF pro Rechnung, die du direkt in deinem Ablageordner speicherst.

Wer braucht die pdf24 E-Rechnung als lesbares PDF?

Die pdf24 E-Rechnung als lesbares PDF hilft allen, die XML-Rechnungen empfangen, aber keine Software zum Anzeigen haben: kleine Unternehmen mit Lieferanten, die XRechnung schicken, Selbstständige, die prüfen wollen, was das System eines Kunden geschickt hat, und Buchhaltungen, die einen Ausdruck für die Freigabe, ein Papierarchiv oder den Steuerberater brauchen.

Eine eigene Rechnung erstellen kannst du mit Rechnung erstellen als PDF. Eine XRechnung erzeugt dieses Tool allerdings nicht; dafür brauchst du eine Software, die das strukturierte Format schreibt.